开学收学费，财务最头疼的活儿就是开收据。一个年级几十上百号人，一个学校几千人，全靠手动填，几天都弄不完。今天说一下我们摸索出来的流程：用 WorkBuddy 整理数据，配合快收据批量导入，整个过程大概十几分钟。
▲ 图：WorkBuddy——集成 300+ 领域专家的 AI 办公助手
01 第一步：把花名册和收据模板扔给 WorkBuddy
开始之前，我们需要拿到两个文件：
① 一份学生花名册：里面有姓名、班级、家长电话和邮箱，一般学校都有现成的；
▲ 图：学生花名册示例，姓名、家长电话、邮箱一应俱全
② 一份批量导入开收据的 Excel 表格模板：快收据为每个收据模板都整理了标准的 Excel 导入样式。进入快收据的「开收据」页面，点击【批量导入EXCEL开具】，下载对应的示例文件即可。
▲ 图：快收据「批量开具收据」引导页，第一步先下载模板
我们用的是 WorkBuddy 这个 AI 工具，直接把花名册和收据模板上传进去，告诉它怎么处理，比如：
“按照收据模板的格式要求，把花名册里的学生信息整理到收据模板里，代办费项目是书本费 900、住宿费 1200、伙食费 1600。”
▲ 图：在 WorkBuddy 对话框里上传文件、下达整理指令
等待它进行处理。处理过程中，遇到不确定的内容，它会主动向你确认，只需要告知处理方案即可。
▲ 图：WorkBuddy 读取数据后按规则逐项确认，有疑问会先问你
确认无误之后，它会自动帮你生成一份整理好的 Excel 导入数据。
▲ 图：WorkBuddy 生成可直接导入快收据的 Excel 文件
02 第二步：检查 AI 整理的数据，确认没问题
WorkBuddy 整理完之后，建议花两分钟检查一遍。如果需要把收据发送到家长或学生邮箱，记得提前在花名册里维护好邮箱信息。
⚠️ 注意：如果 WorkBuddy 提示「导入时请清除示例数据」，一定要把模板里自带的示例行清掉，不然会一起混进导入数据里。
03 第三步：登录快收据，选择批量开具
打开快收据，在「开收据」页面找到「批量导入EXCEL开具」这个选项，点进去之后按步骤操作。
▲ 图：批量快速导入、批量自动发送、交付格式可定制
上传之后，系统会先读取数据并做一次校验。可以随机点开一张收据预览，确认信息无误就可以直接点「确认导入」。如果需要发送到邮箱，在这里开启自动发送电子收据。
▲ 图：系统自动读取并校验 48 条导入数据，支持逐条预览
▲ 图：勾选自动发送电子收据，点击「确认执行」
04 第四步：等待系统自动开具，收据自动发到家长邮箱
确认导入之后，系统会弹出提示：「批量导入任务已开始，请在任务中心查看进度。」这时候你可以关掉页面去忙别的，后台会自动处理。
▲ 图：任务中心实时查看批量开具进度
任务完成之后，系统会按你导入的邮箱，把电子收据自动发给对应的家长。家长打开邮箱就能收到，不用再一个个发微信通知。
▲ 图：家长邮箱里收到的电子收据，打开即可预览
整个流程走下来，真正需要动手的环节其实只有两个：一个是把文件丢给 WorkBuddy 让它整理数据，一个是在快收据上传 Excel 点确认。其他都是自动完成的。
✅ 科技改变生活——以前两个星期干不完的活，现在 10 分钟就能搞定。学校或机构要给学生开大批量收据的，可以直接照这个流程试一遍。
